24 januari 2023

De Werkplek van Nu – De digitale kantoorruimte

Team Van der Hoff ICT

Als je een kijkje neemt in ieder willekeurig kantoor zie je best een aantal overeenkomsten. Je treft overal bureaus, ladekastjes en kantoorkasten aan.

  • Teams: Dit is je kantoorruimte. Het volledige bedrijf of een afdeling waar je met meerdere collega’s samenwerkt aan verschillende opdrachten en projecten.
  • OneDrive: Het ladekastje onder je bureau. De plek waar jij jouw persoonlijke spullen in de Cloud bewaart.
  • SharePoint: De kantoorkast waar iedereen gebruik van maakt. Hier bewaren jij en je collega’s de bedrijfsdocumenten waar jullie gezamenlijk aan werken.

Werk jij met Microsoft 365, dan heb jij al verschillende digitale varianten van een kantoorruimte. Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie kunnen er meerdere (digitale) kantoorruimtes, ladeblokjes en kantoorkasten aanwezig zijn binnen het bedrijfspand.

Teams

De plek waar je met collega’s communiceert, samen aan projecten werkt, bestanden uitwisselt en vergadert. Ook kun je in Teams notities en (gezamenlijke) taken bewaren. In Teams komen al jouw Microsoft 365-apps samen. Teams is gesynchroniseerd met de Outlook kalender en geeft automatisch je beschikbaarheid weer in de chat. Collega’s kunnen direct zien wanneer je tijd hebt voor gezellige kantoorpraat. Zoals ieder kantoor richt je Teams helemaal naar wens in. Dit doe je met het plusje, boven in je Teams scherm. Zo richt je zelf je eigen bureau in.

OneDrive

De plek waar jouw persoonlijke bestanden thuishoren, een persoonlijke kluis. Dit zijn bestanden die je niet deelt met je collega’s of externe relaties. Met 1 TB opslag binnen OneDrive heb je plaats voor 6,5 miljoen documenten of 250.000 vakantiefoto’s die je automatisch opslaat in de Cloud. Deze bestanden kun je eenvoudig raadplegen via Teams, ga hiervoor naar ‘Bestanden’ in de linker menu.

TIP: Wordt bij het Microsoft-365 account een verificatie in meerdere stappen toegepast dan is het voor je collega’s extra moeilijk om in jouw OneDrive rond te snuffelen!

SharePoint

SharePoint kunnen wij helemaal naar jouw smaak inrichten, zoals een echte kast. SharePoint heeft meerdere schappen met meerdere mappen die we netjes sorteren en ordenen. Bijvoorbeeld voor verkoop, administratie en buitendienst. Je kunt per schap of map een slot toevoegen om alleen bevoegden met een sleutel toegang te geven tot bepaalde data. Zo deel en bewerk je je bestanden altijd op een veilige manier.

Lees meer

Krijg grip op ICT met een digitale kantoorruimte


De overstap naar de Cloud

En? Maak jij al gebruik van de Cloud? Onbewust maakt bijna iedereen wel gebruik van een Clouddienst. Je mailt met een Gmail account, je slaat je contactpersonen op in iCloud en bewaart je vakantiefoto’s in Dropbox. De voordelen ervaar je al. Waarom breng je je onderneming ook niet naar de Cloud?

Doormiddel van onze GRIP-methode zorgen wij voor een soepele migratie naar de Cloud doormiddel van De Werkplek van Nu oplossing. De Werkplek van Nu werkt op basis van Microsoft 365. Grip op ICT betekent voor elke opdrachtgever iets anders. Met onze GRIP-methode werken we samen aan de Cloud-oplossing die het best past bij jouw organisatie en daarom beginnen we altijd met een gesprek. Bij voorkeur bij jou op locatie, zodat we kunnen zien hoe je bedrijf werkt. We analyseren je huidige ICT, houden je bedrijfsprocessen tegen het licht en inventariseren je wensen en hoe dat past binnen je bedrijf.

Efficiënt, veilig  en productief (samen)werken met De Werkplek van Nu


Stel je zelf de vraag: Wat wil ik bereiken met een Cloudoplossing?

  • Je wilt je security verhogen omdat je de AVG-wetgeving verder door wilt voeren binnen je organisatie
  • Je wilt voor je klanten graag je beveiliging verhogen.
  • Toewerken naar een ISO of NEN-certificering.
  • Jouw medewerkers willen altijd en op ieder moment vanaf iedere willekeurige locatie werken.

Je maakt een doel waarom jij je bedrijf naar de Cloud wilt brengen. Met het doel als rode draad stippelen we samen de routekaart uit naar het werken in de Cloud voor jouw organisatie.

Je ontvangt een eerste schets van de routekaart, die we samen bespreken en bijschaven waar nodig. Wij zorgen meteen voor grip op het proces met een duidelijke structuur, heldere afspraken.

 

Een goede voorbereiding loont!

We bereiden je medewerkers goed voor op de veranderingen in je ICT-omgeving en nemen ze mee in de transitie naar het werken in de Cloud. We nemen de routekaart door en laten zien wat de voordelen van werken in de Cloud binnen het dagelijks gebruik zijn. We geven medewerkers inzicht in het proces zodat ze weten wat ze kunnen verwachten. Jij en je medewerkers kunnen zelf het migratieproces bespoedigen door bijvoorbeeld de mailbox op te schonen, door het bureaublad op te ruimen en bestanden te structureren. Wat mag mee naar de Cloud en wat mag weg? Zie het als de jaarlijkse zomerschoonmaak.

De Cloud

De migratie voeren we stapsgewijs uit en zoveel mogelijk zonder je medewerkers te storen. Na de eerste migratie betrekken we medewerkers in het proces. We laten zien hoe de Cloud omgeving werkt. We geven tips hoe medewerkers het beste kunnen werken in de Cloud en waar ze op moeten letten. Naar wens verzorgen we trainingen om ervoor te zorgen dat iedereen het werken in de Cloud omarmt.

Yes! Je bedrijf werkt in de Cloud en je ervaart de voordelen met De Werkplek van Nu. Om ervoor te zorgen dat je nieuwe omgeving soepel blijft werken, houden wij vinger aan de pols doormiddel van evaluaties. Met  De Werkplek van Nu heb je namelijk nieuwe tools in handen. Doordat er meer data beschikbaar is bekijken we samen welke voordelen jouw organisatie hieruit kan halen en welke processen er versoepelt kunnen worden zodat medewerkers efficiënter kunnen werken. Bijvoorbeeld door het digitaliseren van invulformulieren.

 

 We bereiden medewerkers goed voor op de veranderingen in de ICT-omgeving

 

Zij gingen je voor

VS Rubber Recycling b.v. heeft meerdere bedrijven in 2 verschillende landen. Door het gebruik van een lokale server liepen medewerkers tegen het probleem aan dat ze niet effectief op afstand konden werken. Door het uitfaseren van de lokale server en de migratie naar de Cloud door middel van De Werkplek van Nu kunnen medewerkers, ook als ze elders op locatie zijn, toch aansturing geven en hebben zij toegang tot de data van VS Rubber Recycling b.v.

Lees meer

Wil jij graag meer weten over Microsoft-365 of ben je benieuwd wat Microsoft-365 kan betekenen voor jouw organisatie. Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag met het juiste advies, afgestemd op jouw organisatie.

 

Geschreven door Niels van der Hoff

Naast dat Niels Van der Hoff ICT heeft opgericht is hij een van de meest ervaren
systeembeheerders die regelmatig zijn kennis deelt in onze blogs.

Lees meer berichten

Meer ICThema's

Wagenpark Van der Hoff ICT
20 december 2022

Van der Hoff ICT nieuws – december 2022

Nieuwsoverzicht Van der Hoff ICT december 2022 Op deze pagina vind je het belangrijkste ICT-nieuws van afgelopen periode. Deze...

Lees meer
Team van der Hoff ICT
20 december 2022

Prijsaanpassingen 2023

In het afgelopen jaar heeft iedereen de flinke prijsstijgingen opgemerkt. Van der Hoff ICT heeft besloten deze in 2022...

Lees meer