Teams, meer dan alleen videobellen

Benut jij alle functies van Microsoft Teams al?

Microsoft Teams is een op chat gebaseerd programma en is bedoeld om samenwerking en communicatie tussen elk team, project, organisatie of groep mensen mogelijk te maken.

Teams biedt niet alleen toegang tot gesprekken, maar ook bestanden, notities en taken vanuit één centraal punt. Voor veel gebruikers is Teams een verademing vergeleken met het werken met collega’s via afzonderlijke tools zoals e-mail, gedeelde bestanden en telefoon.

De implementatie van Microsoft Teams verloopt via een aantal stappen. Deze visualiseren wij voor iedere opdrachtgever. Hoe groter de organisatie, hoe uitgebreider de documentatie. We starten met het opstellen van het beleid, (Governance) binnen de organisatie. Dit is in principe de belangrijkste stap voor een succesvolle implementatie.

Governace

In deze Governance bespreken we met de opdrachtgever:

1. Welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn.
2. Welke structuur er wordt aangebracht, zowel op teamniveau als op kanaal niveau.
3. Welke features er worden aangezet, en welke juist worden uitgezet.
4. Hoe je omgaat met rechten en security (denk hierbij bijvoorbeeld aan Microsoft 365 Groups en mappen binnen Teams kanalen).
5. Hoe je teams creëert en vooral ook hoe je die teams wil gaan beheren (Team owners en technische beheerders).
6. Welke training er beschikbaar is voor gebruikers en technische beheerders.

Als we dit alles besproken hebben, leggen wij dit vast in een document. 

Adoptiegroep

Na het opstellen van het Teams beleid gaan we aan de slag met het vaststellen van een adoptiegroep.De leden van de adoptiegroep zijn personen die enthousiast zijn om de nieuwe software te gaan gebruiken en dit ook kunnen overdragen naar de andere gebruikers. De adoptiegroep wordt als eerste getraind in het gebruiken van Microsoft Teams. Er worden een aantal Teams ingericht op basis van de Governance (het beleid) en de adoptiegroep gaat met deze omgeving testen en werken.

Als de adoptiegroep getraind is en Teams in gebruik hebben genomen gaan we hierna de overige gebruikers trainen. Dit kan door de leden van de adoptiegroep (het train-de-trainer principe).

Natuurlijk kunnen wij de training ook faciliteren. Nadat alle gebruikers de training hebben gevolgd wordt de omgeving in gebruik genomen.